Цифра 40% звучит как маркетинговое преувеличение. Но когда за ней стоят конкретные данные конкретной компании, разговор становится другим. Именно такой результат зафиксировала строительная компания из Екатеринбурга после внедрения системы автоматизации тендерного отдела. Ниже разберём, что именно изменилось, почему это сработало и где были точки роста, которые до этого просто не замечали.

Почему большинство поставщиков теряют тендеры ещё до подачи заявки

Есть распространённое заблуждение: проигрыш в тендере означает, что цена оказалась выше. На практике это лишь один из факторов. По данным аналитиков рынка закупок за 2025 год, около 35% заявок отклоняются по формальным причинам: не тот документ, просроченная лицензия, несоответствие требованиям площадки.

Это не катастрофа, это системная ошибка. И она поддаётся устранению. Но для этого нужно сначала увидеть, где именно она возникает.

Тендерный отдел средней компании ведёт от 30 до 150 процедур одновременно. Менеджер физически не успевает отслеживать все дедлайны, изменения документации и обновления требований заказчика. Здесь и начинаются потери.

С чего начинался кейс внедрения Lotum

Компания, о которой идёт речь, занимается строительством и ремонтом объектов по госконтрактам. Среднее количество активных заявок в месяц на момент начала работы с системой составляло около 80 процедур. Штат тендерного отдела: три специалиста и руководитель.

Проблема была очевидна для самих сотрудников. Половину рабочего дня уходило на рутину: обновить статус, проверить сроки, выгрузить документы, сверить требования. На анализ конкурентной среды и выработку ценовой стратегии не оставалось ни времени, ни сил.

Процент побед держался на уровне 18-22%. Для строительного сектора это не худший показатель, но компания понимала: расти дальше без изменений невозможно. Именно тогда и началось знакомство с Lotum.

Что представляет собой система Lotum

Lotum — это система управления участием в закупочных процедурах, созданная специально для поставщиков. Не для организаторов торгов, не для площадок, именно для тех, кто подаёт заявки и хочет побеждать чаще.

Система позволяет вести весь цикл работы с тендером в одном месте: от поиска и фильтрации подходящих процедур до контроля исполнения контракта. Встроенные инструменты напоминаний, шаблоны документов, аналитика по конкурентам и ценовая аналитика, всё это собрано в единый рабочий контур.

По сути, Lotum выступает как операционный центр тендерного отдела. Не заменяет специалистов, а убирает из их работы всё лишнее, давая возможность заниматься тем, что реально влияет на результат.

Что изменилось после автоматизации: шаг за шагом

Внедрение заняло около двух недель. Это важная деталь: компании часто ожидают, что переход на новый инструмент съест месяц адаптации. В данном случае система оказалась достаточно интуитивной, чтобы сотрудники начали работать в ней практически сразу.

Первое, что заметили специалисты, это исчезновение «потеряшек». Процедуры, о которых забывали или замечали слишком поздно, стали отображаться с чёткими дедлайнами и автоматическими уведомлениями. Звучит банально, но именно это дало первый скачок показателей.

Автоматизация рутины: сколько времени это освобождает

После месяца работы в системе руководитель тендерного отдела зафиксировал: рутинные операции занимают теперь не 4-5 часов в день на человека, а около 1,5 часов. Высвободившееся время перераспределили на анализ и подготовку предложений.

Конкретно это выглядело так: менеджер, который раньше тратил утро на обновление таблиц Excel и проверку площадок вручную, теперь видел всю картину за 15 минут в дашборде системы. Остальное время шло на работу с документами и ценовую стратегию.

Вот как распределилось рабочее время до и после автоматизации тендерного отдела:

Обратите внимание на ценовой анализ: он вырос в четыре раза. Именно это, а не магия автоматизации сама по себе, привело к росту побед.

Как изменился подход к ценовой стратегии

Один из ключевых инструментов системы, аналитика по ценовым предложениям в аналогичных процедурах. До внедрения менеджеры формировали цену по привычной логике: себестоимость плюс маржа. Иногда смотрели на начальную максимальную цену контракта и давали скидку «на глаз».

После появления аналитики картина стала другой. Специалисты увидели, в каком диапазоне реально побеждают заявки в их нише, как ведут себя конкретные конкуренты, насколько агрессивно они снижают цену. Это не гадание, это данные.

Стратегия изменилась: компания перестала перестраховываться с ценой там, где конкуренция слабая, и начала точнее работать там, где борьба реально жёсткая. Звучит логично, но без данных это просто слова.

Какие процедуры стали приносить больше побед

Ещё одно открытие, которое принесла автоматизация закупок: результаты оказались неоднородными по сегментам. Выяснилось, что в одних категориях компания выигрывала 30-35% процедур ещё до внедрения. В других — меньше 10%.

Раньше этого просто не видели. Все процедуры валились в общую кучу, и общий средний показатель скрывал реальную картину.

После сегментации стало очевидно: ресурсы тратились равномерно на все направления, включая те, где шансы были минимальны. Логичным шагом стал фокус. Отдел начал концентрироваться на тех категориях, где уже были преимущества, и параллельно разбираться, почему проседают остальные.

Роль фильтрации и поиска подходящих тендеров

До автоматизации поиск подходящих процедур занимал много времени и часто был хаотичным. Менеджеры просматривали площадки вручную, пропускали интересные лоты или, наоборот, тратили время на явно нецелевые.

Система Lotum позволяет настроить фильтры по ключевым параметрам: региону, ОКПД2, начальной цене, площадке, типу процедуры. После настройки профиля компании релевантные процедуры приходят автоматически. Это экономит часы каждую неделю и снижает вероятность пропустить «свой» тендер.

В рассматриваемом кейсе компания обнаружила, что регулярно упускала процедуры в соседних регионах: просто не мониторила их систематически. После настройки географии охват вырос, а вместе с ним и количество поданных заявок.

Как увеличить процент побед в тендерах без раздувания штата

Этот вопрос возникает у большинства руководителей тендерных отделов. Очевидный ответ — нанять ещё людей — работает только до определённого момента. Проблема не в количестве рук, а в том, как организован процесс.

Три специалиста с правильными инструментами делают больше, чем пять без них. Это не абстракция, это то, что показал разобранный кейс. После полугода работы в системе компания не расширила штат, но нарастила количество активных процедур с 80 до 120 в месяц.

Параллельно вырос и процент побед: с 18-22% до 28-32%. Итоговый прирост по победам в абсолютных числах составил около 40% относительно базового периода. Именно отсюда и берётся та самая цифра, с которой началась статья.

Не стоит ждать чуда от одного инструмента

Здесь важно сказать честно: сама по себе автоматизация не выигрывает тендеры. Это не волшебная кнопка. Компания всё равно должна предлагать конкурентную цену, иметь опыт, соответствующие лицензии и нормально оформленные документы.

Что реально делает система, она убирает потери от организационного хаоса и даёт данные для принятия решений. Хороший специалист с нормальной аналитикой работает эффективнее, чем гениальный специалист без неё.

В строительном секторе, где маржинальность контрактов невысокая, а конкуренция жёсткая, это не просто удобство. Это разница между ростом и топтанием на месте.

Что говорят специалисты об автоматизации закупок: результаты и реальные отзывы

Тема автоматизации в закупках активно обсуждается среди практиков. По данным исследования РБК Pro за 2025 год, компании, использующие специализированные системы управления участием в тендерах, в среднем сокращают операционные трудозатраты на 30-45% и фиксируют рост побед в диапазоне от 15 до 40%.

Цифры разброса большие, и это честно. Эффект зависит от того, насколько хаотичным был процесс до внедрения. Чем больше было неструктурированной работы, тем заметнее результат после.

Специалисты по тендерному сопровождению, с которыми приходилось разговаривать, отмечают примерно одно и то же: самая частая проблема у поставщиков — не цена и не качество, а отсутствие системы. Люди работают много, но хаотично. Всё держится на памяти и Excel-файлах.

Lotum отзывы: что говорят реальные пользователи

Среди Lotum отзывов, которые встречаются на профессиональных площадках и в тематических сообществах, есть несколько повторяющихся наблюдений. Во-первых, пользователи отмечают простоту адаптации. Во-вторых, говорят о прозрачности процесса: теперь руководитель видит реальную картину, а не ту, что сложилась из устных докладов сотрудников.

Критика тоже есть. Некоторые пользователи указывают, что система требует времени на первоначальную настройку и корректную загрузку профиля компании. Если сделать это небрежно, часть функций работает хуже. Это не недостаток продукта, это требование к дисциплине на входе.

Один из руководителей тендерного отдела производственной компании написал в профессиональном сообществе примерно следующее: «Первый месяц казалось, что переходим зря. Потом увидели статистику за квартал и поняли, что работали вслепую.»

Где ещё скрываются потери: разбор типичных ошибок

Пока готовился этот материал, стало очевидно: у большинства поставщиков потери концентрируются в нескольких стандартных точках. Разберём каждую отдельно.

Ошибка первая: работа без приоритетов

Все заявки кажутся одинаково важными. В итоге небольшой контракт на 300 тысяч рублей получает столько же внимания, сколько миллионный. Это неэффективно. Система позволяет выставлять приоритеты и распределять ресурсы осознанно.

Ошибка вторая: поздняя подача

По статистике, заявки, поданные в последние часы перед дедлайном, чаще содержат ошибки. Специалист торопится, упускает детали. Автоматические напоминания за 3-5 дней до срока решают эту проблему механически.

Ошибка третья: отсутствие анализа проигрышей

Многие компании не разбирают проигранные тендеры. Просто двигаются дальше. В итоге одни и те же ошибки повторяются снова и снова. Аналитический модуль позволяет смотреть на проигрыши в разрезе причин и находить закономерности.

Ошибка четвёртая: несогласованность внутри команды

В отделе из нескольких человек без общей системы один менеджер может не знать, что делает другой. Дублирование, пропуски, несогласованность по документам — всё это реальные потери. Единая среда устраняет этот хаос.

Стоит ли переходить на автоматизацию небольшим компаниям

Честный ответ: зависит от объёма. Если компания участвует в 5-10 тендерах в месяц и это делает один человек, автоматизация принесёт меньший эффект. Основная ценность раскрывается при регулярной и активной работе с большим потоком процедур.

Но даже небольшие поставщики отмечают ценность системы в другом — в структурированности. Когда всё под рукой, в одном месте, это снижает стресс и повышает надёжность работы. А пропущенный дедлайн стоит дорого вне зависимости от размера компании.

Если участие в закупках для компании серьёзный канал выручки, а не разовый эксперимент, инструмент имеет смысл. Попробовать систему Lotum можно самостоятельно: на сайте есть вся информация о функционале и возможностях для поставщиков.

Можно ли масштабировать этот результат

Компания из кейса не остановилась на 40% прироста. После первого полугода работы в системе начали смотреть на следующий шаг: выход в новые регионы и расширение товарных категорий. Раньше на это не было ни времени, ни аналитики.

Масштабирование в тендерном бизнесе устроено нелинейно. Нельзя просто взять и умножить усилия на два. Нужна инфраструктура: процессы, данные, чёткая система принятия решений. Именно это и создаёт автоматизация закупок.

Результаты первого года показали: при том же штате компания вышла в два новых региона, добавила три новых категории ОКПД2 и довела количество ежемесячных заявок до 150. Это не экстенсивный рост за счёт людей, это рост за счёт системы.

Провокационный момент: почему многие поставщики намеренно избегают автоматизации

Вот парадокс, который сложно объяснить рационально. Часть руководителей тендерных отделов знают про подобные инструменты, но не внедряют их. Почему?

Один из ответов звучит так: автоматизация делает работу прозрачной. Становится видно, кто реально работает, а кто имитирует занятость. Это неудобно для сотрудников, которые привыкли прятаться за хаосом. И иногда такое сопротивление идёт не от рядовых специалистов, а от самих руководителей отделов.

Второй ответ проще: привычка. Люди работают так, как умеют. Менять привычную схему больно, даже если она неэффективна. Это не проблема инструмента, это человеческая психология.

Итоги: что реально стоит за цифрой в 40%

Провокационный вопрос в конце: а правда ли 40%? Или это маркетинг?

Ответ: цифра реальная, но контекст важен. Компания из кейса стартовала с низкой базы организационного хаоса. Эффект мог быть меньше у тех, у кого процессы были изначально лучше выстроены. Но суть не в том, получите ли именно вы 40%. Суть в том, что системная работа с данными и устранение операционных потерь дают измеримый результат.

Автоматизация закупок — это не панацея, но это серьёзный инструмент. Пользоваться им или нет, каждый решает сам. Но игнорировать его в 2026 году, когда конкуренция на тендерных площадках продолжает расти, выглядит как осознанный выбор в пользу отставания.

Поставщики, которые уже работают с системами автоматизации, накапливают аналитику, оттачивают стратегию и двигаются быстрее. Те, кто продолжает вести тендеры в Excel и на памяти, каждый раз начинают почти с нуля.

Тендерный рынок не прощает медлительности. И лучшее время для изменений было вчера, но сегодня тоже подойдёт. Узнать больше о том, как Lotum помогает поставщикам работать эффективнее, можно на официальном сайте системы.